Kualifikasi
dan Kebutuhan Sekretaris Dalam Bisnis
Perempuan
cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani
semua kebutuhan pimpinan?
Pendapat
kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti
itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan,
pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan.
Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira
atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak
terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang
keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara
keseluruhan.
Sebagai
suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan
teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus
diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris
tetap diperlukan.
Secara
general peranan sekretaris menyangkut :
1. Terhadap
atasan :
- Sumber dan
filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
- Assiten/tangan
kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative
sampai human relations.
- Perantara
bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
- Alternatif
pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
- Secret
Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
- Mediator
pimpinan dengan bawahan.
2. Terhadap
bawahan/karyawan :
- Membantu
memberikan motivasi kepada karyawan lain.
- Mediator
antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
- Membantu/memfasilitasi
bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
- Memberikan
rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
TUGAS
SEKRETARIS
Di banding
dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di
antaranya :
1. Menurut
wewenangnya.
- Tugas rutin.
Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat
menyurat.
- Tugas
instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment,
pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
- Tugas
kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan
kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut
jenis tugasnya.
Tugas
administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
Tugas
resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan
pimpinan.
Tugas
social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada
relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
Tugas
insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Kualifikasi
Sekretaris
Saat ini,
pekerjaan sebagai sekretaris tergolong kompleks, karena mengharuskannya untuk
bekerja multitasking menyelesaikan semua tugas dalam waktu bersamaan. Dengan
demikian, Anda yang mengambil Program Studi Sekretaris di salah satu
universitas swasta terbaik di Jakarta diharuskan memiliki kualifikasi mumpuni,
agar dapat bersaing dan diterima sebagai sekretaris di lembaga atau perusahaan
ternama.
Sebagai
sekretaris, Anda diwajibkan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, karena
setiap harinya seorang sekretaris akan berinteraksi dengan orang berbeda. Ada
baiknya, Anda pun memiliki pembekalan bahasa asing, mengingat klien kantor Anda
mungkin saja berasal dari negara lain, sehingga Anda harus mampu menyampaikan
pesan dengan tepat.
Seorang
sekretaris juga harus memiliki keterampilan mengenai efisiensi dalam bekerja,
agar dapat menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditentukan. Di balik itu
semua, peran teknologi yang semakin pesat pun perlu dikuasai oleh seorang
sekretaris, karena setidaknya ia harus memiliki pemahaman mengenai software
komputer, seperti software keuangan dan manajemen perusahaan.
Tingginya minat untuk bekerja sebagai sekretaris
menuntut Anda harus memiliki kualifikasi mumpuni agar dapat bekerja di
perusahaan yang diinginkan. Untuk itu, Anda yang ingin menjadi seorang
sekretaris profesional diharuskan mengemban ilmu melalui universitas swasta
terbaik di Jakarta yang senantiasa membekali Anda dengan pemahaman terbaik di
bidang kesekretarisan dan menjamin karir Anda di masa depan
Sumber: http://www.stiks-tarakanita.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=418:mengenai-tugas-dan-kualifikasi-sekretaris-profesional&catid=69:seputar-stiks-tarakanita&Itemid=189
/elqorni.wordpress.com/2008/11/06/peran-sekretaris-dalam-perusahaan/
