Kualifikasi dan Kebutuhan Sekretaris Dalam Bisnis

Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan?

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

- Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

- Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

- Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

- Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

- Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

- Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

- Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

- Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

- Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

- Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

- Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

- Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

- Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Kualifikasi Sekretaris

Saat ini, pekerjaan sebagai sekretaris tergolong kompleks, karena mengharuskannya untuk bekerja multitasking menyelesaikan semua tugas dalam waktu bersamaan. Dengan demikian, Anda yang mengambil Program Studi Sekretaris di salah satu universitas swasta terbaik di Jakarta diharuskan memiliki kualifikasi mumpuni, agar dapat bersaing dan diterima sebagai sekretaris di lembaga atau perusahaan ternama.

Sebagai sekretaris, Anda diwajibkan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, karena setiap harinya seorang sekretaris akan berinteraksi dengan orang berbeda. Ada baiknya, Anda pun memiliki pembekalan bahasa asing, mengingat klien kantor Anda mungkin saja berasal dari negara lain, sehingga Anda harus mampu menyampaikan pesan dengan tepat.

Seorang sekretaris juga harus memiliki keterampilan mengenai efisiensi dalam bekerja, agar dapat menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditentukan. Di balik itu semua, peran teknologi yang semakin pesat pun perlu dikuasai oleh seorang sekretaris, karena setidaknya ia harus memiliki pemahaman mengenai software komputer, seperti software keuangan dan manajemen perusahaan.

Tingginya minat untuk bekerja sebagai sekretaris menuntut Anda harus memiliki kualifikasi mumpuni agar dapat bekerja di perusahaan yang diinginkan. Untuk itu, Anda yang ingin menjadi seorang sekretaris profesional diharuskan mengemban ilmu melalui universitas swasta terbaik di Jakarta yang senantiasa membekali Anda dengan pemahaman terbaik di bidang kesekretarisan dan menjamin karir Anda di masa depan

Sumber: http://www.stiks-tarakanita.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=418:mengenai-tugas-dan-kualifikasi-sekretaris-profesional&catid=69:seputar-stiks-tarakanita&Itemid=189

/elqorni.wordpress.com/2008/11/06/peran-sekretaris-dalam-perusahaan/