SISTEM PERENCANAAN SDM
A. PENGERTIAN
DAN TUJUAN PERENCANAAN SDM
Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang
pertama-tama harus dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan SDM adalah
langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi
organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan,
jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya itu dalam
rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.
Tampak bahwa kata tepat merupakan kata kunci dalam berbagai
kontekstual yang mencakup :
a)
Penunaian kewajiban sosial organisasi
b)
Pencapaian tujuan organisasi, dan
c)
Pencapaian tujuan-tujuan pribadi dari pada
anggota organisasi tersebut.
Perencanaan sumber daya
manusia sebenarnya berkaitan dengan pengidentivikasian persoalan-persoalan (problems),
ancaman-ancaman (threats), dan peluang-peluang (opportunities),
atau PTOs, dalam organisasi dan lingkungan organisasi.
B. FAKTOR-FAKTOR
YANG MEMPENGARUHI PERENCANAAN SDM
Perencanaan sumber daya
manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang berasal dari dalam
organisasi itu sendiri (internal) maupun yang berasal dari lingkungan
organisasi (eksternal).
1. Faktor-faktor
Eksternal
Yang dimaksud dengan faktor-faktor eksternal
adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada di luar
kemampuan organisasi untuk mengendalikannya. Kiggundu, seperti telah dijelaskan
sebelumnya, menyebutkan bahwa yang tergolong faktor-faktor ekternal adalah:
a) Teknologi,
b) Sosial
budaya,
c) Politik, dan
d) Ekonomi.
Sedangkan S.P. Siagian
memperluasnya menjadi enam faktor, meliputi:
a) Situasi
ekonomi
b) Sosial
budaya,
c) Politik,
d) Peraturan
perundang-undangan,
e) Teknologi,
dan
f) Pesaing.
Sebenarnya dalam
keempat faktor yang dikemukakan oleh Kiggundu juga sudah termasuk faktor
administrasi dan hukum tersebut yang dikemukakan oleh S.P. Siagian tersebut.
2. Faktor-faktor
Internal
Yang dimaksud dengan faktor-faktor
internal adalah berbagai kendala yang terdapat di dalam organisasi itu sendiri.
Faktor internal, menurut S.P. Siagian adalah:
a) Rencana
strategik,
b) Anggaran,
c) Estimasi
produksi dan penjualan,
d) Usaha atau
kegiatan baru, dan
e) Rancangan organisasi
dan tugas pekerjaan.
Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa
faktor-faktor internalnya meliputi:
a) Sistem
informasi manajemen dan organisasi,
b) Sistem
manajemen keuangan,
c) Sistem
marketing dan pasar, dan
d) Sistem
manajemen pelaksanaan.
Antara faktor-faktor
tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan berpengaruh.
Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik-tolak dari pengkajian terhadap
faktor-faktor tersebut.
C. HUBUNGAN
ANTARA PERENCANAAN SDM DENGAN ANGGARAN
Antara manajemen sumber
daya manusia dengan anggaran terdapat hubungan yang sangat erat. Pengaruh nilai
terhadap perencanaan sumber daya manusia sangat jelas pada hubungan ini.
Hubungan tersebut dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai berikut :
1. Anggaran
merupakan pusat pertemuan antara politik dengan administrasi publik, dan
merupakan proses lewat mana konflik-konflik nilai diatasi dan diterjemahkan ke
dalam program-program kongkret melalui pengalokasian sumber-sumber daya yang
langka ke tujuan-tujuan program.
2. Karena gaji
dan tunjangan merupakan 50 hingga 70% dari pengeluaran instansi pemerintah,
nota keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinen eksekutif, atau
dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji dan
tunjangan. Alat yang paling umum digunakan oleh lembaga legislatif untuk
mempengaruhi besarnya dan arah dari program instansi adalah pembatasan anggaran
atas sejumlah kedudukan yang dialokasikan untuk suatu instansi, dan tingkat
gaji dan tunjangan yang diperuntukkan bagi jabatan-jabatan instansi pemerintah.
Oleh karena itu persiapan anggaran dan proses persetujuan merupakan sarana
melalui mana lingkup dari pada administrasi publik berhubungan dengan konteks
politik lebih luas.
3. Perencanaan
sumber daya manusia merupakan aspek manajemen kepegawaian pemerintah yang
menjembatani antara lingkungan politik luar dan aktivitas-aktivitas inti
seperti analisis pekerjaan, uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan, dan
imbalan/kompensasi.
Dari semuanya itu, kata
Klingner & Nalbandian, perencanaan sumber daya manusia yang diusulkan oleh
para manajer instansi dipengaruhi oleh realitas politik pada
prioritas-prioritas yang ditetapkan oleh lembaga legislatif, dan
perkiraan-perkiraan sumber pendapatan. Perencanaan sumber daya manusia dimulai
dari permintaan kepada para manejer dari supervisor-supervisor tingkat
eksekutif, yang menyangkut informasi mengenai: “Berapa banyak kedudukan, dan
jenis kedudukan apa, yang Anda butuhkan untuk mewujudkan tujuan programnya?”.
Perencanaan sumber daya manusia itu berakhir dengan persetujuan lembaga
legislatif atas program-program tersebut, dan pencairan dana untuk memenuhi
kedudukan-kedudukan yang baru (atau yang ada).
Hubungan yang menonjol
antara perencanaan sumber daya manusia dengan daya tanggap politik dapat ditunjukkan
juga melalui cara dimana pemotongan anggaran mempengaruhi instansi-instansi
pemerintah. Selama krisis cutback
management, langkah pertama dari manajemen biasanya berupa pemberhentian
atau pembatasan penerimaan pegawai baru. Dengan cara demikian ini berarti
berhenti mengisi kedudukan-kedudukan yang ada, dan karenanya
kedudukan-kedudukan itu menjadi kosong. Jika situasinya menjadi sangat serius,
kedudukan-kedudukan tersebut dihapus selamanya dari instansi, dan gaji dan
tunjuangan yang dialokasikan untuk kedudukan-kedudukan tersebut dikembalikan
kepada lembaga legislatif. Atau, kalau situasi sangat buruk (cutback situation)
dapat juga menyebabkan pengurangan atas gaji dari para pegawai, apakah melalui
tindakan badan legislatif langsung ataukah melalui perundingan dan ratifikasi
persertujuan-persetujuan hasil tawar-menawar bersama.
Oleh karena itu nilai
dominan yang mempengaruhi keterkaiitan antara perencanaan sumber daya manusia
dengan lingkungan luar dan aktivitas-aktivitas pengalokasian utama adalah daya
tanggap politik. nilai ini mengisyaratkan bahwa sejumlah kedudukan yang
ditetapkan, dan tingkat gaji dan tunjangan yang diberikan kepada setiap
kedudukan, ditentukan secara politik ketimbang secara administratif.
Jadi isu-isu seperti
uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan, dan penggajian melibatkan nilai-nilai
lain disamping daya tanggap politik. misalnya, keadilan sosial mengharuskan
bahwa laki-laki dan wanita harus dibayar secara sama jika mereka melaksanakan
tugas-tugas yang secara substansial sama dalam kondisi-kondisi yang secara
substansial sama. Kedua, gaji dan tunjangan-tunjangan ditentukan tidak hanya
oleh lembaga legislatif, tetapi juga sering melalui proses tawar-menawar
bersama yang mencerminkan pentingnya nilai hak-hak perseorangan.
Pada dasarnya,
bagaimanapun juga, daya tanggap politik merupakan nilai dominan. Pengadilan
bisa menuntut gaji yang sama, atau suatu paket kompensasi/imbalan dapat
dirundingkan melalui tawar-menawar bersama. Tetapi tidak satu pun dari
keputusan-keputusan itu dapat dilaksanakan sebelum badan legislatif, melalui
persiapan anggaran dan proses persetujuan, mencairkan dana-dana tersebut untuk
mengefektivkan keputusan-keputusan tersebut.
D. ANGGARAN DAN MANAJEMEN KEUANGAN
Anggaran merupakan
dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan
sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu
pengumuman dari aktivitas-aktivitas organisasi atau tujuan-tujuan untuk suatu
jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan
untuk aktivitas-aktivitas itu atau untuk mencapai tujuan-tujuan itu. suatu
anggaran mempunyai banyak tujuan : Informasi, pengawasan, perencanaan, atau
evaluasi.
Dalam sejarah, tujuan
yang paling utama dari anggaran adalah untuk pengawasan luar, yaitu untuk
membatasi sumber-sumber daya keseluruhan yang tersedia untuk suatu instansi dan
untuk mencegah pengeluaran-pengeluaran bagi hal-hal atau aktivitas-aktivitas
yang tidak dibenarkan oleh undang-undang. Pengawasan ini diterapkan terhadap
keuanganm dan pekerjaan.
Terdapat beberapa tipe
anggaran, yakni :
a) Celling
Budget,
b) A Line-Item
Budget, dan
c) Performance
and Program Budgets.
Celling Budget.
Tipe anggaran yang
dipakai untuk tujuan-tujuan pengawasan dinamakan Celling Budget. Anggaran jenis
ini mengawasi suatu isntansi secara langsung dengan cara menentukan batas-batas
pengeluaran melalui peraturan penggunaan/pemberian, atau secara tidak langsung
dengan cara membatasi penghasilan instansi pada sumber yang diketahui dan
jumlah yang terbatas.
A Line-Item Budget
Tipe anggaran yang lain
telah dikembangkan untuk bermacam-macam tujuan. A Line-Item Budget, yang
menggolongkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan jenis, digunakan untuk
mengawasi jenis-jenis pengeluaran dan juga jumlah totalnya.
Performance
and Program Budgets.
Tipe ini berguna untuk
menspesifikasi aktivitas-aktivitas atau program-program berdasarkan mana dana
digunakan, dan dengan cara demikian membantu dalam evaluasinya. Dengan cara
memisahkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan fungsi (seperti kesehatan atau
keamanan publik) atau berdasarkan jenis pengeluaran (seperti kepegawaian dan
peralatan) atau berdasarkan sumber penghasilan seperti pajak kekayaan atau
biaya-biaya pemakaian (user fees), para administrator dan para anggota
legislatif bisa mendapatklan laporan-laporan yang tepat mengenai
transaksi-transaksi keuangan, untuk mempertahankan baik efisiensi ke dalam
maupun pengawasan dari luar.
Tindakan lembaga
legislatif atas permohonan-permohonan pengalokasian dana berbeda, tergantung
pada lembaga legislatif dan kemampuan dari staff.
E. FORCASTING
SDM
Ada beberapa metode forecasting sumber
daya manusia yang disajikan di sini, yakni :
1) Inkrementalisme,
2) Collective
opinion,
3) Categorical
and cluster forecasting, dan
4) Modeling.
Inkrementalisme (atau dekrementalisme)
merupakan metode perkiraan yang memproyeksikan perubahan-perubahan garis lurus
dalam kebutuhan-kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi-fluktuasi anggaran.
Collective Opinion. Teknik
forkast yang secara luas dipakai adalah collective opinion. Teknik ini
pertama-tama meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sumber di dalam dan
di luar instansi dan kemudian mencapai kesepakatan kelompok mengenai penafsiran
data tersebut. Informasi ini dikaitkan dengan faktor-faktor luar seperti
peraturan perundang-undangan yang mendukung, batas maksimum pegawai dan
anggaran, perubahan-perubahan dalam struktur instansi atau tujuan-tujuan,
tujuan-tujuan affirmative action, tawar menawar bersama, atau tekanan-tekanan
untuk daya tanggap politik. Faktor-faktor internal tentu mencakup pemakaian
sumber daya manusia yang ada, kebutuhan-kebutuhan staffing yang diproyeksikan,
atau perubahan dalam prioritas-prioritas program.
Biasanya proses
perencanaan SDM ini tidak reaksional. Itu artinya, bahwa kedudukan-kedudukan
baru diciptakan atau dihapus sebagai reaksi atas prioritas anggaran dari
lembaga legislatif ketimbang sebagai reaksi atas efisiensi atau hak-hak para
pegawai.
Terdapat dua pendekatan
rasional dari perencanaan SDM, yakni :
1) Categorical
and cluster forecasting, dan
2) Modeling.
Categorical and Cluster
Forecasting. Ini biasanya dipakai untuk tingkat makro. Teknik ini
memperkirakan kebutuhan-kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kelompok
kedudukan, seperti dokter, hukum, atau manajer. Teknik Cluster memperkirakan
kelompok-kelompok bersama kedudukan-kedudukan tersebut dengan syarat-syarat
keterampilan umum dan mereka yang dituntut untuk kedudukan-kedudukan lain untuk
berfungsi. Ini sangat sering dipakai dalam organisasi-organisasi yang besar.
Modelling, sebagian
metode ini menggunakan metode matematis dan komputer dan sebagian tidak.
Para manajer harus menggunakan
teknik-teknik tersebut untuk memperkirakan permintaan dan penawaran sumber daya
manusia. Dan hal ini dipengaruhi oleh sejumlah faktor di dalam dan di luar
instansi, di antaranya adalah keadaan ekonomi, tingkat teknologi, sistem
pendidikan, persaingan para majikan, sifat dasar dari pasar tenaga kerja,
sistem kompensasi dari instansi, jumlah lowongan, dan praktek-praktek rekrutmen
dari instansi.
Dengan mengurangi
jumlah suplai sumber daya manusia dari jumlah permintaah untuk sumber-sumber
tersebut dalam organisasi, para perencana sumber daya manusia menghitung
kebutuhan (the need). Angka tersebut kemudian digunakan untuk mengembangkan
program untuk mendapatkan, mengembangkan, dan memakai sumber daya manusia.
REFERENSI
Tidak ada komentar:
Posting Komentar